Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

2. Übersicht der Verarbeitungen

Die nachfolgende Übersicht fasst die Arten der verarbeiteten Daten und die Zwecke ihrer Verarbeitung zusammen.

Arten der verarbeiteten Daten

• Bestandsdaten (z. B. E-Mail-Adresse, Name)
• Nutzungsdaten (z. B. aufgerufene Seiten, Zugriffszeiten)
• Finanzdaten (z. B. eingegebene Gehalts- und Steuerdaten; gespeichert in einer verschlüsselten Datenbank in der EU)
• Optional hochgeladene Belege / Gehaltsabrechnungen (Foto oder PDF), nur bei aktiver Nutzung der KI-Auslesefunktion
• Meta-, Kommunikations- und Verfahrensdaten (z. B. IP-Adressen, Gerätedaten)

Kategorien betroffener Personen

• Nutzer der Clearfinz-App und dieser Website

Zwecke der Verarbeitung

• Bereitstellung und Betrieb der App und Website
• Nutzerverwaltung und Authentifizierung
• Abwicklung von Abonnements und Zahlungen
• Sicherheitsmaßnahmen und Missbrauchsprävention
• Kommunikation und Beantwortung von Anfragen

3. Rechtsgrundlagen

Im Folgenden informieren wir über die Rechtsgrundlagen der DSGVO, auf deren Basis wir personenbezogene Daten verarbeiten:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung: Sie haben Ihre Einwilligung gegeben.
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertragserfüllung: Verarbeitung zur Erfüllung unserer vertraglichen Pflichten (Abonnement, App-Nutzung).
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – Rechtliche Verpflichtung: Verarbeitung aufgrund gesetzlicher Anforderungen.
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – Berechtigte Interessen: Verarbeitung zum Schutz unserer berechtigten Interessen (z. B. Sicherheit).

4. Hosting und Infrastruktur

Website-Hosting (IONOS)

Diese Website wird bei IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur, Deutschland gehostet. Beim Aufruf unserer Website werden automatisch Verbindungsdaten erfasst (IP-Adresse, Datum/Uhrzeit, aufgerufene Seite). Diese Daten werden für max. 7 Tage zur Sicherheit und Fehleranalyse gespeichert. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Datenschutzerklärung IONOS: ionos.de/terms-gtc/datenschutzerklaerung

App-Backend (Supabase)

Für den Betrieb der Clearfinz-App nutzen wir Supabase (Supabase Inc., 970 Trestle Glen Rd, Oakland, CA 94610, USA). Die Datenbanken sind in der Region eu-central-1 (Frankfurt am Main) gehostet, sodass Ihre Daten die EU nicht verlassen.

Verarbeitete Daten: E-Mail-Adresse, verschlüsseltes Passwort, App-Nutzungsdaten, eingegebene Finanzdaten. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Datenschutzerklärung Supabase: supabase.com/privacy

Service-E-Mails (Resend)

Für den Versand von Service- und Erinnerungs-E-Mails (z. B. Ablauf einer Testphase) nutzen wir Resend. Übermittelt werden dabei Ihre E-Mail-Adresse und der Nachrichteninhalt. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO.

KI-Auslesung von Belegen und Gehaltsabrechnungen (optional)

Die Clearfinz-App bietet die freiwillige Funktion, eine Gehaltsabrechnung oder einen Beleg zu fotografieren bzw. als PDF hochzuladen. Das Bild/PDF wird dann automatisch ausgewertet, um Vorschläge für Profil- bzw. Belegfelder (z. B. Steuerklasse, Stundenlohn, Betrag, Kategorie) zu erzeugen. Dabei werden folgende Dienste eingesetzt:

• Die Übermittlung erfolgt ausschließlich auf Ihre aktive Aktion hin und nur zu diesem Zweck.
• Gehaltsabrechnung (Profil ausfüllen): Das Bild/PDF wird über eine Serverfunktion bei Supabase an das KI-Modell „Claude“ der Anthropic PBC (San Francisco, USA) übermittelt. Dabei findet eine Übermittlung in die USA statt; Grundlage sind die EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).
• Beleg-Scanner (Texterkennung): Das Bild wird zur Texterkennung an den Dienst OCR.space übermittelt.
• Die Inhalte werden nur zur Beantwortung der Anfrage verarbeitet, nicht für das Training von KI-Modellen verwendet und vom Anbieter nach spätestens 30 Tagen gelöscht.
• Clearfinz speichert weder das hochgeladene Bild/PDF noch die Rohdaten der Analyse dauerhaft – gespeichert werden nur die von Ihnen bestätigten Felder sowie ein Zeitstempel des Scans.
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Funktion auf Ihre Anforderung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an komfortabler Dateneingabe).

Datenschutzinformationen: anthropic.com/legal/privacy · ocr.space/privacypolicy

5. Nutzerkonto und Authentifizierung

Zur Nutzung der Clearfinz-App ist die Erstellung eines Nutzerkontos mit E-Mail-Adresse und Passwort erforderlich. Das Passwort wird ausschließlich verschlüsselt (gehasht) gespeichert. Wir haben keinen Zugang zu Ihrem Klartextpasswort.

Ihre in der App eingegebenen Finanzdaten (Gehalt, Steuerklasse, etc.) werden ausschließlich für die Berechnungsfunktionen der App genutzt und nicht für Werbezwecke oder an Dritte weitergegeben. Ausnahme ist die von Ihnen ausdrücklich ausgelöste KI-Auslesung hochgeladener Belege (siehe Abschnitt 4), die durch die dort genannten Auftragsverarbeiter erfolgt.

6. Zahlungsabwicklung

Abonnements der Clearfinz-App werden über den jeweiligen App Store (Apple App Store / Google Play Store) abgewickelt. Wir erhalten dabei keine vollständigen Zahlungsdaten. Die Verarbeitung der Zahlungsdaten erfolgt ausschließlich durch Apple bzw. Google.

7. Google Fonts

Diese Website lädt Schriftarten von Google Fonts (Google LLC). Dabei wird Ihre IP-Adresse an Google übermittelt. Wir haben ein berechtigtes Interesse an einer einheitlichen Darstellung unserer Website (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Datenschutzerklärung Google: policies.google.com/privacy

8. Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse sowie den Inhalt Ihrer Nachricht zur Bearbeitung Ihrer Anfrage. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO. Die Daten werden gelöscht, sobald die Anfrage abschließend bearbeitet wurde.

9. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben nach der DSGVO folgende Rechte gegenüber uns:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO) — welche Daten wir über Sie gespeichert haben
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO) — Korrektur unrichtiger Daten
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO) — Löschung Ihrer Daten
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
• Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an: info@clearfinz.com

10. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Die zuständige Aufsichtsbehörde für Niedersachsen ist:

11. Datensicherheit

Wir treffen nach Maßgabe des Art. 32 DSGVO angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten. Dazu gehören insbesondere die Verschlüsselung der Datenübertragung (HTTPS/TLS), verschlüsselte Speicherung von Passwörtern sowie regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen.

12. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und hat den Stand September 2026. Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen umzusetzen.